Die Digitalisierung durch das Einscannen von Dokumenten ist platzsparend und kostengünstiger als die Lagerung von Papierakten. Computergestützte Archive sind eine Erleichterung für die Verwaltung. Inhalte suchen und wiederfinden sowie der E-Mail Versand von PDFs und Bilddateien ist weit umweltschonender, als das ausdrucken und versenden per Post.
Briefe, Akten oder Bilder: Das Archivieren von Dokumente jeder Art ist Büroalltag. Umso wichtiger das Wissen, welche Möglichkeiten
- zum Einscannen,
- Archivieren und
- Versenden von Scans
für Sie zur Verfügung stehen und was dabei zu beachten ist.
Wir von Tonerlieferant24 unterstützen Sie seit Jahren mit unserem Drucker-Ratgeber zu Herausforderungen im Büroalltag und den Umgang mit Druckern- und Multifunktionsgeräten.
Ist trotz Digitalisierung, das Drucken nicht zu umgehen, erhalten Sie hier 21 Tipps, wie Sie ab sofort Druckertinte sparen und Toner und Druckerpatronen richtig entsorgen.
Inhaltsverzeichnis
Einscannen von Dokumenten: Das sind die beliebtesten Wege (nach oben)
Für das Einscannen von Dokumenten und Bildern gibt es mehrere Möglichkeiten:
Scanner als Einzelgerät: Der klassische Scanner kann je nach Modell mit hoher Geschwindigkeit neben Dokumente auch Bilder und Grafiken in Hochauflösung oder sogar Bücher einscannen. Zum Teil auch automatisch beidseitig. Es gibt Einzelgeräte in Form von Flachbettscannern, Desktop-Scannern oder mobile Scanner.
Ein Drucker mit Scanfunktion: Multifunktionsgeräte bieten das Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen in einem Gerät. Zusatzfunktionen, wie automatischer Papiereinzug, beidseitiges Scannen, sowie die Speicherung in verschiedenen Dateiformaten, sind modellabhängig.
Für beide Varianten gilt: Viele Geräte verfügen über kabellose Verbindungsmöglichkeiten (Internet, Bluetooth).
Scannen mit Multifunktionsgeräten bekannter Druckerhersteller:
Smartphone Scanner-App: Egal ob iPhone oder Android, für jedes Smartphone gibt es zahlreiche Apps (teils kostenfrei), die nach dem Abfotografieren von Unterlagen, Scans erstellen. Die Speicherung ist als PDF oder Bilddatei möglich und zum Versand per E-Mail oder Bluetooth ist das Smartphone einsetzbar.
Welcher Weg zum Scannen am besten ist abhängig davon,
- welches Gerät zur Verfügung steht und
- was zu welchem Zweck eingescannt wird sowie
- welcher Auflösung und Bildqualität es bedarf
Steht beispielsweise nur ein Smartphone zur Verfügung und scannen ist keine Regelmäßigkeit, ist die Verwendung einer Scanner-App durchaus praktikabel.
- Benötigen Sie jedoch Scans regelmäßig im Büroalltag oder
- sind Sie auf hochauflösende Dateien und Bilder angewiesen und
- nutzen Sie die Kopierfunktion,
ergibt die Anschaffung eines Scanners Sinn. Ist dazu die Druckfunktion in Verwendung, ist die Anschaffung eines Druckers oder Multifunktionsgeräts eine wirtschaftliche Lösung.
Erfahren Sie hier praktische Tipps zu den Themen:
Drucker kaufen: Neuanschaffung vs. Gebrauchtkauf – Was lohnt sich wirklich?
Welcher Drucker passt am besten zu Ihnen – Empfehlungen und Kaufberatung?
Scannen vom Drucker auf den PC? (nach oben)
Für das Scannen und die direkte Weiterverarbeitung am PC gibt es eine Reihe an Alternativen. Hier eine Übersicht der gängigsten Methoden.
Windows 10 und Windows 11: Ohne Zusatz-Software Dokumente scannen mit der Onboard-Lösung von Windows.
Nach Anschluss und Inbetriebnahme des Multifunktionsgeräts mit Scanfunktion lässt sich direkt vom Drucker auf den PC einscannen.
Windows 10 verfügt hier über ein Scan-Tool, mit dem das mit wenigen Klicks gelinkt:
- Windows-Taste drücken und im Suchfeld „Scan“ eingeben. Es erscheint die Fax und Scanfunktion von Windows.
- Öffnen Sie das Programm per Mausklick und wählen Neuer Scan.
- Im folgenden Fenster nehmen Sie die Einstellung für Auflösung, Format usw. vor.
- Überprüfen Sie, ob der korrekte Scanner ausgewählt ist (oben links).
- Klicken Sie anschließend auf Scannen.
Hier geht’s zur detaillierten Anleitung zum Scannen mit Windows 10!
Direkt zur detaillierten Anleitung zum Scannen mit Windows 11!
Nach dem Scanvorgang können Sie die Scan-Datei in unterschiedlichen Formaten abspeichern, weiterverarbeiten oder per E-Mail über die Outlook-Verknüpfung versenden. Ebenso ist ein direkter Faxversand möglich.
Denken Sie bei der Druckereinrichtung daran, die aktuellsten Treiber für Ihren Drucker zu installieren.
Alternativen zum Einscannen von Dokumenten
Scannen über mitgelieferte Druckersoftware: Beim Neukauf eines Druckers mit Scanfunktion sind Scan-Tools in der mitgelieferten Software enthalten. Achten Sie hier auf die Treiberaktualisierung für eine erfolgreiche Datenübermittlung zwischen Scanner und dem Computer.
Scannen in Word: Am PC kann das Scannen bei älteren Versionen von Word (Word 2003, Word 2007 und Word 2010) direkt über die Funktion „Einfügen“ der Scanvorgang gesteuert werden.
Neuere Word-Versionen verfügen nicht mehr über die Scanfunktion. Hier helfen Bildbearbeitungsprogramme weiter.
Scannen über Zusatzfunktionen in Bildbearbeitungsprogrammen: Bildbearbeitungsprogramme mit Scanfunktion gibt es teils kostenfrei, einfach zum Download online. Die Scanfunktion ist per Menü über bspw. Scannen, Importieren oder Einfügen ansteuerbar. In der Regel erfolgt die Speicherung der Scans als PDF oder Bild- und Grafikdateien (JPEG, JPG, PNG).
Einscannen und als PDF speichern mit PDF24: Das kostenfreie PDF-Tool verfügt über zahlreiche Funktionen. Dabei auch die Scanfunktion. Der angeschlossene Scanner wird entweder über die Funktion Einfügen angesteuert oder über PDF per Kamera erstellen.
Dokument scannen und als PDF speichern
Das Portable Document Format (PDF) von Adobe ist einer der gängigsten Dateiformate beim Einscannen. Egal, mit welchem Gerät, welchem Programm und über welchen Weg der Scan generiert wurde: Das Abspeichern oder Umwandeln in ein PDF ist immer möglich.
Scanner-Einstellungen für gute Scan-Qualität (nach oben)
Vor dem Start des Scanvorgangs empfiehlt sich die Prüfung und bei Bedarf Anpassung der folgenden Grundeinstellungen im verwendeten Scan-Programm.
Auflösung einstellen beim Scanner
Für ein Scanergebnis in ausreichender Schärfe genügt in der Regel eine
- Auflösung (Punktdichte) von 300 dpi (dots per inch) bis 600 dpi mit einer
Farbeinstellungen für das Scannen festlegen
Für schlichte Unterlagen, wie Texte und einfache Bilder sind folgende Scanmodi geeignet:
- Schwarzweiß für Text und einfache Strichgrafiken
- Grau ist geeignet für Fotos oder Grafiken als Graubilder
- Echte Graustufen für Fotos oder Grafiken mit bis 256 Grauschattierungen
Je detailreicher das gescannte Dokument dargestellt werden soll, desto höher muss ggf. die Auflösung eingerichtet werden.
Für Scans in Farbe, Bilder und Grafiken empfiehlt sich die Nutzung von
- 256 Farben: Stellt bis zu 256 Farben und Farbvariationen dar
- 24-Bit-Farbe: Scannt mit bis zu 16,8 Mio. Farben
Je höher die genannten Einstellungen, desto größer die Datei nach dem Scan.
Dateiformate für eingescannte Dokumente
Je nach gewünschter Scan-Qualität und Weiterverwendung kommen verschiedene Ausgabeformate infrage:
- PDF mit hoher Kompatibilität für Texte, Unterlagen, Akten, Bücher
- JPEG mit hoher Kompatibilität für Grafiken mit nachfolgender Webnutzung
- PNG mit guten Komprimierungseigenschaften für Grafiken
- GIF speichert max. 256 Farben und daher für Scans mit wenig Farbverläufen geeignet
- TIFF (Tagged Image File Format) für die verlustfreie Speicherung von Bildern/Grafiken
- BMP (Bitmap-Format) für detailreiche Grafiken, ist jedoch Speicherintensiv
Je nach gewünschter Bildqualität und Anforderungen an eine geringe Dateigröße lassen sich mit einigen Zusatzeinstellungen zusätzliche Verbesserungen erzielen:
- Optimierungsoption für verlustfreies Komprimieren
- Rasterungs- und Halbtoneinstellungen für Bilder, jedoch weniger für Texte
- Heiligkeit und Kontrast erhöhen bei Scan-Vorlagen auf farbigem Hintergrund oder Textvorlagen
Eingescannte Dokumente per E-Mail versenden (nach oben)
Für den E-Mailversand von eingescannten Dokumenten gibt es verschiedene Optionen. So können Dokumente direkt über den Scanner, über das E-Mail-Programm oder direkt über den Arbeitsplatz / Desktop versandt werden. Grundsätzlich ist das einfach, jedoch sollten einige Aspekte beim Mailversand beachtet werden.
Lesen Sie hier, wie Sie ein Dokument scannen und per E-Mail versenden.
Fazit: Dokumente scannen (nach oben)
Dieser Überblick zum Scannen soll Hilfestellung zu den grundsätzlichen Verfahren und Möglichkeiten beim Scannen geben. Die Eignung für die Nutzung hängt immer vom jeweiligen Bedarf ab.
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