Dokument scannen und als E-Mail versenden: Die Möglichkeiten und Schritte!

Dokumente scannen und per E-Mail versenden ist praktisch und spart Papier. Im Folgenden erfahren Sie, welche Möglichkeiten es für den Versand von Scans per E-Mail gibt und was beim Versand von Scans per E-Mail zu beachten ist. 

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Inhaltsverzeichnis

    1. Dokumente scannen und per E-Mail versenden
    2. Direktes Versenden eingescannter Daten über den Scanner
    3. E-Mailversand gespeicherter Dokumente als Anhang
    4. E-Mailversand reduzieren und die Umwelt schonen 
    5. Fazit: Dokumente scannen und direkt per Mail versenden

Dokumente scannen und per E-Mail versenden (nach oben)

Grundsätzlich gibt es für den Versand von Scans per E-Mail zwei Möglichkeiten:

      • Der Versand eines gespeicherten Dokuments als E-Mailanhang oder
      • der Direktversand direkt über den Scanner

Direktes Versenden eingescannter Daten über den Scanner (nach oben)

Viele Scanner, vor allem Einzelgeräte, sind in der Lage direkt nach dem Scanvorgang Dokumente per E-Mail zu senden. 

Die einzelnen Schritte sind abhängig vom Gerätehersteller und im jeweiligen Gerätehandbuch oder auf der Website des Scanner-Herstellers zu finden. 

Der prinzipielle Ablauf ist bei allen Geräten ähnlich. Deshalb hier für Sie die grundsätzliche Vorgehensweise beim Direktversand über den Scanner. Voraussetzung ist, dass die Ersteinrichtung des Scanners abgeschlossen ist. 

Meist können Scanner sowohl über das Gerät des direkt oder über den verbundenen Computer oder Laptop gesteuert werden. Im letzten Fall sollten vor dem Scanner die nötigen Treiber auf dem aktuellen Stand sein.

Die wichtigsten Schritte fürs Scannen mit direktem E-Mailversand:

  • Auflegen des zu scannenden Dokuments 
  • Eingeben von Adressaten oder gespeicherte Empfänger aus dem Adressbuch wählen.
  • Bei Bedarf Empfänger in Kopie eingeben als CC/BCC-Empfänger und in der Betreffzeile das Thema der Nachricht kurz beschreiben. 
  • Ebenfalls kann ein Nachrichtentext ergänzt werden. Zum Schluss die Scannereinstellungen für das Format und Farbeinstellungen festlegen.

Tipp: Sollen Scans häufiger direkt über den Scanner versandt werden, lohnt es sich, die Standardeinstellungen festzulegen. 

Damit der Name des Absenders in der Mail korrekt angezeigt wird, sollte der Absender beim Scanner eingegeben werden. Ansonsten wird dem Empfänger nur die E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt.

E-Mailversand gespeicherter Dokumente als Anhang (nach oben)

Auf einem Speichermedium liegende Dokumente können jederzeit per E-Mail im Anhang versendet werden. Beispielsweise, wenn das Dokument auf der internen Festplatte des Computers oder einem externen Speichermedium gespeichert ist. 

Grundsätzlich gibt es für den Versand gespeicherter Dokumente diese Varianten: 

Das Versenden über den Desktop / Arbeitsplatz am PC/Laptop (Datei ungeöffnet)

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Der Versand über das jeweilige Programm des Dokuments 

Zum Beispiel Adobe Reader bei PDF-Dateien.

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Der Versand über das E-Mail-Programm 

Hier wird die zu versendende Nachricht verfasst und über das Icon der Büroklammer. Mit Klick auf den Button wird der Speicherort des Dokuments angewählt und als Anhang zur Mail hinzugefügt. 

mailversand-anhang

Für einen reibungslosen Versand ist das Format des Dokuments zu beachten. Auch, damit der E-Mail-Empfänger den Anhang problemlos öffnen oder herunterladen kann. Das PDF-Format ist für den E-Mailversand besonders gut geeignet. Für Bild und Grafikdateien sind die digitalen Dateiformate JPEG/JPG oder PNG ideal.

Ebenfalls wichtig ist die Dateigröße des Anhangs. Je nach E-Mailprovider variiert die zulässige Dateigröße und mit nicht allzu großen Dateianhängen ist sichergestellt, dass der Posteingang des Empfängers diese empfangen kann. 

Als Daumenregel gilt: Der Anhang sollte die Gesamtlast von 10 bis 20 MB (Megabytes) nicht überschreiten. Je nach Anbieter kann die zulässige Dateigröße sogar darunter liegen.

Größenbeschränkung des E-Mail-Anhangs gängiger E-Mailprovider:

      • Gmail: 25 MB 
      • Outlook: 20 MB 
      • Yahoo: 25 MB.
      • Zoho: 12 MB (Einzeldatei maximal 10 MB)
      • AOL: 25 MB.

Um große Datenmengen anderen Nutzern zugänglich zu machen, empfehlen wir bei mehr als 25 MB, die Nutzung von Cloudlösungen wie Google Drive oder Dropbox.

E-Mailversand reduzieren und die Umwelt schonen (nach oben)

Der Versand von E-Mails spart jede Menge Papier ein. Deshalb herrscht oft noch die gängige Meinung, der Mailversand sei per se nicht umweltschädlich. Doch beim Versand von E-Mails handelt es sich um Datenverkehr, der durch Serverleistung sichergestellt wird. Diese Server benötigen viel Energie. 

Je weniger E-Mail versandt werden, desto geringer ist der Energieverbrauch und damit die Umweltbelastung. 

Täglich werden weltweit große Mengen an E-Mails versandt. Für das Jahr 2022 liegt die statistische Prognose bei knapp 332 Milliarden. Der damit einhergehende Energieverbrauch und die Umweltbelastung sind dementsprechend hoch. 

Hier einige Tipps, mit denen E-Mails reduziert und Energie eingespart werden kann. 

      • Ist der Versand der E-Mail wirklich nötig?
      • Welche Empfänger und Empfänger in Kopie sind wirklich nötig?
      • Antworten auf E-Mails ohne den gesamten Kommunikationsverlauf anzuhängen
      • Für Kurznachrichten auf Messenger ausweichen oder Chatfunktionen des E-Mailprogramms nutzen 

 

Zwar ist Belastung einzelner Mails relativ gering, doch in der Summe hilft ein bedachter Umgang mit der E-Mail-Kommunikation ein wenig dabei, Ressourcen zu schonen. 

Fazit: Dokumente scannen und direkt per Mail versenden (nach oben)

Der Versand von Dokumenten per E-Mail ist ein schnell und deshalb sehr beliebt. Für eingescannte Dokumente gibt es zahlreiche Möglichkeiten beim Versand. Sei es direkte beim Einscannen als schnellster Weg oder nachdem das Dokument bereits gespeichert wurde. Welcher Weg für Sie der praktikabelste und effizienteste ist, hängt von den genutzten Geräten und Programmen sowie der jeweiligen Arbeitsabläufe ab. 

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Tags: Scannen

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