Bürodrucker Beratung (Mit Checkliste!)

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Um bei der Anschaffung Ihres neuen Bürodruckers keine Fehlinvestition zu tätigen, sollten Sie vor dem Kauf einige grundsätzliche Überlegungen anstellen. Wichtig ist dabei vor allem, das voraussichtliche Druckaufkommen zu berechnen und für welche Art von Ausdrucken der Office-Drucker hauptsächlich gebraucht wird.

Je nachdem kommt für Sie eher ein Multifunktionsdrucker, ein Laserdrucker, Tintenstrahldrucke infrage. Die Auswahl an Druckermodellen ist riesig. Vom einfachen Drucker für den Schreibtisch, bishin zum großen Bussiness-Drucker: Die Auswahl kann erschlagend sein. In diesem Artikel bekommen Sie mit einer praktischen Checkliste und Schritt-für-Schritt-Vorgehensweisen, Unterstützung bei der Auswahl Ihres Firmendruckers.

Inhaltsverzeichnis

Bürodrucker kaufen - Mit dieser Checkliste zum passenden Drucker!
Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker - welcher ist der bessere Firmendrucker?
Der richtige Drucker für jede Unternehmensgröße!
Drucker-Kaufberatung Schritt für Schritt
Tipps für die Senkung von Druck- und Betriebskosten!
Alternativen zum Drucker-Neukauf für Sparfüchse!
Fazit - Welches ist der beste Bürodrucker?

1. Bürodrucker kaufen - Mit dieser Checkliste zum passenden Drucker! (nach oben)

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Mitarbeiter drucken heute von vielen verschiedenen Endgeräten und in unterschiedlichsten Formaten. Das stellt hohe Ansprüche an den Bürodrucker.

Grenzen Sie die große Auswahl an Office-Druckern durch die Beantwortung folgender Fragen ein:

Wie viele Mitarbeiter werden das Gerät benutzen und wie viele Seiten werden voraussichtlich pro Monat gedruckt? Je höher die Anzahl der Nutzer und/oder der monatlichen Ausdrucke, umso leistungsfähiger muss der Drucker sein. Bei hohem Druckvolumen sind große Papierfächer von Vorteil. Ständiges Nachfüllen von Druckerpapier entfällt damit.

Werden Sie farbig drucken und kopieren? Dann benötigen Sie einen Farbdrucker. Ansonsten ist ein Schwarz-Weiß-Drucker ausreichend. Diese sind günstiger in Anschaffung und Unterhalt.

Wollen Sie beidseitig drucken, um Papier zu sparen (und damit Umwelt und Geldbeutel zu schonen)? Falls ja, dann benötigen Sie einen Duplex-Drucker.

Benutzen Sie spezielle Papierformate? Falls ja, vergewissern Sie sich, ob das von Ihnen ins Visier genommene Modell dazu in der Lage ist.

Wie viel Platz ist vorhanden, für das Aufstellen des Bürodruckers? Ist dieser beschränkt, behalten Sie die Abmessungen Ihrer zukünftigen Druckzentrale im Auge und kaufen Sie einen kompakten Drucker.

Bedienfeld: Ist dieses erstens vorhanden und zweitens einfach zu bedienen. Ein solches ermöglicht das Kopieren und Faxen direkt am Drucker und erleichtert somit den Büroalltag nicht unwesentlich.

Anzahl Papierfächer: Arbeiten Sie zumindest teilweise mit vorbedrucktem Papier (z. B. für geschäftliche Korrespondenz)? Falls ja, dann sind zumindest 2 getrennte Papierfächer praktikabel, um das Papier nicht fortlaufend wechseln zu müssen. Oder gar teures vorbedrucktes Papier für einfache interne Ausdrucke zu verschwenden.

Welche Schnittstellen werden benötigt? Beispielsweise für das kabellose Drucken per WLAN oder Apple AirPrint.

Lassen sich verschiedene Nutzer mit verschiedenen Berechtigungen anlegen: So können Sie beispielsweise festlegen, dass gewisse Nutzer nur Schwarz-Weiß-Ausdrucke in Auftrag geben dürfen, andere hingegen auch farbige.

Favorisieren Sie eine bestimmte Drucker-Marke?Renommierte Markenhersteller führen eine große Auswahl an Druckern für jeden Anspruch und unterschiedliche Budgets. Diverse Modelle stehen zur Auswahl. Hierzu zählen neben HP, Canon und Xerox, ebenfalls die Druckermarken Epson, Lexmark, Brother und Samsung. Auch die Hersteller Oki und Ricoh bieten eine breite Produktauswahl für die unterschiedlichsten Bedürfnisse.

Folgekosten: Neben dem reinen Kaufpreis sind die laufenden Kosten für das Druckerzubehör (wie Toner und Druckerpatronen), sowie ab einer bestimmten Nutzungsdauer für Service- und Erhaltungskosten, von Interesse.

Hier geht's zur Anleitung der Berechnung von Druckkosten

2. Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker - welches ist der bessere Firmendrucker? (nach oben)

Noch vor einigen Jahren hätten wir diese Frage kurz und bündig mit “Laserdrucker” beantwortet. Deren höhere Anschaffungskosten werden (oder besser wurden) ab einer gewissen Nutzung von rund 200 Seiten pro Monat durch die niedrigeren Druckkosten amortisiert.

Der technische Fortschritt macht aber auch vor Druckern nicht Halt. Deshalb sind viele der früher allgemein gültigen Aussagen zum Unterschied zwischen Laserdruckern und Tintenstrahldruckern heutzutage nicht mehr gültig.

Zumindest nicht im höherpreisigen Segment, welches für Office-Geräte infrage kommt. Günstige Einsteigermodelle, bei welchen die Unterschiede zwischen Tinten- und Laserdruckern noch stärker ausgeprägt sind, würden der Belastung des Büroalltags nicht lange standhalten.

Wurden früher also Laserdrucker für den Einsatz im Büro empfohlen, erlauben wasserfeste Tinten und preiswerte XXL-Tintenpatronen (und damit gesteigerte Seitenleistungen pro Minute und Tintenpatrone), mittlerweile auch den Einsatz von Office-Tintendruckern.

Ein spezieller Tintenstrahldrucker, der für den Office-Bereich konzipiert wurde, ist in der Lage, mit einem Laserdrucker in puncto Geschwindigkeit Schritt zu halten. Ebenso stellen moderne Laserdrucker Fotodrucke her, die mit der Druckqualität eines Tintenstrahldruckers mithalten können.

Die Auswahl Ihres zukünftigen Bürodruckers sollte anhand der speziellen Anforderungen und Gegebenheiten in Ihrer Firma (siehe Checkliste unter Punkt 1) erfolgen. Und nicht aufgrund genereller (und längst überholter) Einteilungen wie Tinten- oder Laserdrucker.

Für ein vollständiges Bild haben wir hier für Sie eine Übersicht der wichtigsten Druckerarten inklusive Vergleich und Tabelle.

3. Der richtige Drucker für jede Unternehmensgröße! (nach oben)

Bevor die Bestellung für einen oder mehrere neue Drucker getätigt wird, sollten je nach Unternehmensgröße entsprechende Punkte aus der Checkliste für den Druckerkauf, gezielte Beachtung finden. Hier lesen Sie, was je nach Unternehmensgröße ausdrücklich zu beachten ist.

3.1 Drucker für Selbstständige und im Home-Office

Im Büro zu Hause ist der Platz oft begrenzt und die Druckkosten fallen stark ins Gewicht. Gleichzeitig hält sich das Druckvolumen in Grenzen, weshalb eher kompakte Modelle bevorzugt werden.

Meist eignet sich für das Heimbüro von Freelancern oder Angestellten bei der Arbeit zu Hause ein Drucker, der

möglichst viele Funktionen (Drucken, Scannen, kopieren, ggf. faxen) besitzt
einfach zu bedienen ist und
ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist.

Hier finden Sie unsere Drucker-Empfehlungen für Ihre persönlichen Ansprüche im Home-Office!

3.2 Der richtige Drucker für kleine Unternehmen und mittelständische Unternehmen

Die Wahl des Druckers hängt für kleine und mittelständische Unternehmen stark vom Betriebsablauf und der jeweiligen Abteilung ab. Grundsätzlich gelten hier alle Punkte der Checkliste für den Druckerkauf.

Für KMU sind folgende Fragen wichtig:

Anzahl der Personen, die Zugriff auf das Gerät haben sollen,
Verbindungsmöglichkeiten (WLAN, AirPrint, mobiles Drucken) und
das monatliche Druckvolumen.

Bedenken Sie:

Ist ein Drucker mit Farbdruckfunktion wirklich notwendig oder reicht ein S/W-Gerät völlig aus?

Eine Scannerfunktion ist “nice to have”, aber wird sie auch genutzt?

Gleiches gilt für die Faxfunktion in Multifunktionsgeräten: Hat Ihr Unternehmen bereits komplett auf digital umgestellt, macht ein Drucker mit Faxfunktion keinen Sinn.

3.3 Leistungsfähige Drucker für Großunternehmen und Großraumbüros

In großen Unternehmen greifen viele Personen auf den oder die Drucker zu. Nicht selten teilen sich mehrere Abteilungen einige wenige Drucker. Da das Druckvolumen und die Abnutzung bei großen Unternehmen und in Großraumbüros hoch ist, sollte der Drucker möglichst

Robust und wartungsarm,
netzwerkfähig und vor allem
zuverlässig sein.

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Für den Einsatz in Großraumbüros eignen sich sogenannte Business-Drucker. Diese professionellen Drucker bieten eine Reihe von Vorteilen. Sie bieten ein hohes Maß an Datensicherheit und schützen vor Datenmissbrauch.

Ebenso sind Sie auf Prozessoptimierung ausgelegt und können in bestehende Abläufe integriert werden.

Professionelle Bürodrucker sind qualitativ hochwertig, was sich nicht selten im Preis widerspiegelt. Eine Kosten-Nutzen-Abwägung ist bei Anschaffungen von Druckern im höheren Preissegment unerlässlich.

4. Drucker-Kaufberatung Schritt für Schritt (nach oben)

Haben Sie die Checkliste zur Druckerauswahl sorgfältig durchgearbeitet und wissen nun genau, was für einen Drucker Sie brauchen? Dann ist es Zeit, auf Einkaufstour zu gehen.

Welcher Drucker am besten zu Ihnen passt, sowie weitere Empfehlungen und eine Kaufberatung finden Sie hier.

Bevor Sie mit der Recherche starten, noch ein Tipp: Legen Sie ein grobes Budget fest, damit Sie in der richtigen Preisklasse einkaufen.

Unser Artikel soll Ihnen die besten Tipps zur Druckerauswahl geben und Sie dabei unterstützen, den besten Firmendrucker zu finden. Ziel ist es, mit praktischen Tipps die Auswahl zu erleichtern.

Haben Sie eine grobe Vorauswahl von bis zu höchstens 5 Drucker-Modellen erstellt, vergleichen Sie die einzelnen Geräte nochmals untereinander.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

Welches der Geräte erfüllt (oder toppt) die Ansprüche und
liegt es in der richtigen Preisklasse?

Wir von Tonerlieferant24 raten Ihnen: Schauen Sie sich aktuelle Testberichte von neutralen Quellen und Bewertungen von Nutzern an und vergleichen die Geräte nach Ihren Funktionen und Features.

Mit diesen einfachen Schritten kommen Sie dem idealen Firmendrucker Schritt für Schritt näher.

Ganz zum Schluss lohnt ein Preisvergleich online und / oder das Einholen mehrerer Angebote.

5. Tipps für die Senkung von Druck- und Betriebskosten! (nach oben)

Neben den Anschaffungskosten für einen Drucker ist es wichtig, die laufenden Kosten für die Nutzung und Wartung des Druckers im Auge zu behalten. Damit Sie keine bösen Überraschungen erleben, haben wir hier Tipps dazu, wie Sie gezielt und clever Druckkosten sparen.

5.1 Stromverbrauch beim Drucker senken

Sehr wichtig: Achten Sie auf den Stromverbrauch im aktiven Druckmodus und im Standby-Modus. Auf ein oder mehrere Jahre gerechnet, ergeben sich erhebliche Unterschiede bei den Stromkosten.

Gerade bei Laserdruckern und Business-Druckern im Dauerbetrieb schlagen die Drucker mit einem teils hohen Stromverbrauch zu Buche.

Noch ein Tipp: Wenn Sie den Drucker über längere Zeit nicht in Verwendung haben, ziehen Sie den Netzstecker, damit gar kein Strom fließen kann.

5.2 Kompatible Druckertinte für das Büro

Regelmäßig anfallende Kosten für die Nutzung eines Druckers sind die Druckerpatronen und Toner.

Finanziell hat die Wahl des Lieferanten für Druckertinte große finanzielle Auswirkungen, denn Druckertinte ist eine der teuersten Flüssigkeiten überhaupt.

Es muss aber nicht immer teuer sein. Mit kompatiblen Druckerpatronen ergeben sich riesige Einsparpotentiale für laufende Druckkosten.

Erfahren Sie hier, bei welchen Druckern die Patronen kostengünstig sind.

6. Alternativen zum Drucker-Neukauf für Sparfüchse! (nach oben)

Sei es für Selbstständige im Home-Office oder im Büro eines KMU: Der Neukauf von Druckern und Multifunktionsgeräten ist nicht immer sinnvoll.

Es lohnt sich, Angebote für

generalüberholte Geräte
Geräte aus Betriebsauflösungen oder
andere gebrauchte Geräte zu durchstöbern.

Gebrauchte Drucker fürs Büro kaufen macht Sinn, wenn das angebotene Gerät alle Ihre Bedürfnisse aus der Checkliste zum Druckerkauf erfüllt.

Erfahren Sie hier Tipps zum Gebrauchtkauf von Druckern!

Sie benötigen dringend einen Drucker oder ein neues Multifunktionsgerät, aber die Anschaffungskosten sind zu hoch?

Oder haben Sie keine Zeit, sich um die Wartung zu kümmern, sondern wollen einfach nur ein funktionierendes Gerät?

Eventuell ist das leasen oder mieten eines Druckers die Lösung für Sie!

Oft lassen sich neue oder neuwertige Geräte inklusive aller Wartungsaufgaben zum monatlichen Festpreis oder nach Abrechnung der gedruckten Seiten mieten. In solch einem Fall sollten Sie eine Garantievereinbarung mit einem Austauschgerät vereinbaren.

Mit einer Recherche online finden Sie zahlreiche Angebote.

7. Fazit - Welches ist der beste Bürodrucker für mein Unternehmen? (nach oben)

Wie Sie sehen, kann die Antwort auf diese Frage nicht pauschal gegeben werden. Und den unzähligen Webseiten, welche angeblich “fundierte Testberichte” zur Entscheidungsfindung bereithalten, ist mit Vorsicht zu begegnen.

Oft wollen die Betreiber hier nur mit Affiliate-Links das schnelle Online-Geld machen.

Die bessere Herangehensweise, um Ihren zukünftigen Office-Drucker auszuwählen ist (z. B. mithilfe unserer Checkliste) Ihre persönlichen Ansprüche zu erheben und nach diesen ein passendes Gerät auszuwählen.

Da in den meisten Büros nicht nur gedruckt, sondern ebenso kopiert, gescannt und teilweise noch gefaxt wird, kommt als Firmendrucker meist ein Multifunktionsdrucker infrage.

Wir leben im digitalen Zeitalter und drucken von einer Vielzahl verschiedener Endgeräte. Teils mobil oder zumindest kabellos.

Ein alltagstauglicher Office-Drucker muss verschiedene Aufgaben erfüllen und Druckaufträge von diversen Geräten empfangen und verarbeiten. Eine WLAN-Funktion ist praktisch und sollte bedacht werden.

Tonerlieferant24 - der freundliche und professionelle Online-Shop für

Drucker, Druckerzubehör, Tintenpatronen und Tonerkartuschen.

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Bürodrucker: Der passende Firmendrucker für jedes Unternehmen!